คําลงท้ายจดหมายภาษาอังกฤษ และคำขึ้นต้นจดหมาย ฉบับอธิบายละเอียดยิบ..

คําลงท้ายจดหมายภาษาอังกฤษ และคำขึ้นต้นจดหมาย ควรจะใช้ให้สอดคล้องกันนะครับ ไม่ใช่ว่าคำขึ้ต้นเป็นทางการ แต่ลงท้ายแบบบ้านๆกันเองซะงั้น วันนี้เราจะมาเรียนรู้การใช้คำขึ้นต้นในจดหมาย และคำลงท้ายจดหมายให้สอดคล้องกันนะครับ

การเขียนคำลงท้ายจดหมายภาษาอังกฤษ และคำขึ้นต้นให้ถูกต้อง

ขอยกตัวอย่างภาษาไทยก่อนนะครับ ว่า ถ้าเราขึ้นต้นจดหมายว่า “หวัดดี เจน” คำลงท้ายจะเป็นอะไรดีระหว่าง

A: รักนะ…  B: ขอแสดงความนับถือ

คำตอบคือข้อ A ใช่ไหมครับ แล้วถ้าขึ้นต้นว่า “ฯพณฯนายกรัฐมนตรี” ล่ะ คำลงท้ายคงไม่ใช่ “รักนะ ดูแลตัวเองด้วย” อย่างแน่นอน

ภาษาอังกฤษก็เหมือนกัน เขาก็มีรูปแบบของจดหมายเหมือนกัน ถึงแม้จะมีบางคนที่เห็นแย้งบ้างในการใช้คำลงท้าย แต่ขอให้ยึดตัวสำคัญๆที่ถูกต้องตามรูปแบบไว้ก่อนจะเป็นการดี การลงท้ายจดหมายด้วยคำว่า “ขอแสดงความนับถือ” คำนี้คำเดียวทุกครั้ง แต่มันถูกต้องจะเป็นไรไป ไม่เห็นต้องใช้ให้มันหลากหลายก็ได้ครับ

มาดูตัวอย่างการใช้เขียนคำขึ้นต้น และลงท้ายกันนะครับ ว่ามีวิธีเขียนอย่างไรบ้าง

การเขียนคำขึ้นต้น และคำลงท้ายแบบเป็นทางการ

จะมีอยู่ สองคำที่ใช้เขียนคำขึ้นต้นในจดหมายคือ To Whom it May Concern, และ Dear …,

การใช้ To Whom it May Concern,

To Whom it May Concern, ใช้ในกรณีที่เราไม่ทราบจริงๆว่างานดังกล่าวขึ้นอยู่กับแผนกไหน เช่น เราต้องการเคลมสินค้า แต่เราไม่รู้จริงๆว่าบริษัทนั้นมีแผนกรับเคลม หรือแผนกบริการไหม ให้เราเขียนขึ้นต้นว่า

• To Whom it May Concern, (เรียนท่านที่เกี่ยวข้อง)
  แล้วลงท้ายด้วย
  Yours faithfully,

แต่ถ้าเรารู้ว่ามีแผนกคอยให้บริการลูกค้าอยู่นะ ให้เราเขียนขึ้นต้นด้วยชื่อแผนกนั้นๆได้เลย เช่น

• Dear the Cutomer Service Department, (เรียนแผนกบริการลูกค้า)
  แล้วลงท้ายด้วย
  Yours faithfully,

Yours faithfully, ความหมายคือ ขอแสดงความนับถือ เป็นคำลงท้ายจดหมายนั่นเอง

การใช้  Dear….

คำว่า Dear…, ในคำขึ้นต้นจดหมาย ถ้าเทียบกับภาษาไทย ความหมายก็คือ เรียน…. ประมาณนั้น

ทีนี้การใช้ Dear…, ของเขา ต่างจาก เรียน…ของเราตรงที่

คำว่า เรียน…ภาษาไทยเรามักจะตามด้วยตำแหน่ง  เช่น

• เรียน อธิบดีกรมบัญชีกลาง
• เรียน อธิบดีกรมสรรพากร
• เรียน นายกองค์การบริหารส่วนจังหวัดกาญจนบุรี
• เรียน นายกองค์การบริหารส่วนตำบลดอนสังข์ เป็นต้น

แต่การใช้ Dear…, ในภาษาอังกฤษจะใช้ดังนี้

ถ้ารู้จักชื่อ จะใช้ Dear…, ตามด้วย ชื่อตัว+นามสกุล หรือ คำนำหน้าชื่อ +นามสกุล เช่น 

• Dear John White, หรือ Dear Mr. White,  / Dear Jenny Brown, หรือ Dear Mrs. Brown,
  แล้วลงท้ายด้วย
  Yours faithfully,

แต่ถ้ารู้จักมักคุ้นกัน จะใช้ Dear ตามด้วย ชื่อตัว

• Dear John,
  แล้วลงท้ายด้วย
  Yours sincerely,

Yours sincerely, กับ  Sincerely Yours, ใช้อันไหนก็ได้ อันแรกจะเป็นแบบอังกฤษ อันหลังเป็นแบบอเมริกัน

ถ้าไม่รู้จักชื่อ แต่รู้จักตำแหน่ง จะใช้ Dear…, ตามด้วยตำแหน่ง เช่น

• Dear the Gerneral Manager, (เรียนผู้จัดการทั่วไป)
• Dear the Budgeting Manager, (เรียนผู้จัดการฝ่ายงบประมาณ)
  แล้วลงท้ายด้วย
  Yours faithfully,

ถ้าไม่รู้จักตำแหน่ง แต่รู้ว่าเป็นผู้ชาย หรือผู้หญิง จะใช้ดังนี้

• Dear Sir, (ผู้ชาย)
• Dear Madam, (ผู้หญิง)
  แล้วลงท้ายด้วย
  Yours faithfully,

ไม่ต้องหาคำแปลนะครับ  รู้ไว้แค่ว่าเขาใช้อย่างนี้แหละ

ถ้าไม่รู้ว่าเป็นหญิงหรือชาย ค่อยเอาอันสุดท้ายนี้

• Dear Sir or Madam, หรือ
• Dear Sir or Dear Madam, (หญิงก็ได้ ชายก็ดี)
  แล้วลงท้ายด้วย
  Yours faithfully,

คำลงท้ายที่น่าจดจำ

Yours faithfully, ใช้กับคนที่เราไม่รู้จักมักคุ้น

Yours sincerely, ใช้กับคนที่เรารู้จัก ติดต่อธุรกิจด้วย

Respectfully yours, ใช้กับบุคคลควรแก่การเคารพ หรือผู้ที่มียศสูงๆ แปลว่า “ด้วยความนับถืออย่างสูง

คำว่า Yours sincerely, ที่ใช้กับคนที่เรารู้จัก  แต่เนื่องจากเป็นการติดต่อธุรกิจ หรือติดต่ออย่างเป็นทางการ จึงอยากให้ดูดีหน่อย แต่ว่าเราสามารถเลือกใช้คำเหล่านี้แทน Yours sincerely, ก็ได้ครับ

• Yours truly,
• Best regards,
• Kind regards,
• Warm regards,
• Thanks again, (จดหมายขอบคุณ)

ความแตกต่างระหว่าง , กับ :

การใช้ comma (,) กับ colon (:) จะแตกต่างตรงที่การเป็นทางการทั่วไป กับการเป็นทางการมากๆ

• Dear John White, เป็นทางการน้อยกว่า
• Dear Mr. White: เป็นทางการมากกว่า
• Dear Professor Morgan, เป็นทางการน้อยกว่า
• Dear Professor Morgan: เป็นทางการมากกว่า

การเขียนคำขึ้นต้นจดหมาย และคำลงท้ายแบบไม่เป็นทางการ

อันนี้เป็นการเขียนแบบเป็นกันเองนะครับ ดังนั้นคำขึ้นต้นกับลงท้ายก็ไม่ต้องพิถีพิถันใดๆทั้งสิ้น

Hi หรือ Hello ตามด้วยชื่อ หรือชื่อเฉยก็ได้ เช่น

Hi, Cindy.

Hello, Dad.

Hi, Mom.

Cindy,  เป็นต้น

คำลงท้ายก็แล้วแต่จะใส่นะครับ ตามสะดวก

With Love,

Love,

Take Care,

Talk later,

See you!

Lots of Love,

Cheers,

Hugs,

Hugs and kisses,

Bye,

ถ้าเป็นจดหมายขอบคุณ ก็จะลงท้ายด้วยการขอบคุณก็ได้

Thanks,

Thank You,